TIME MANAGEMENT

1-й день2-й день

10.00

Элементы интерфейса MS Outlook

  • Компоненты Outlook. Панели инструментов. Область чтения. Представления и поля

MS Outlook как инструмент работы с целями и задачами

  • Формулирование целей. Ввод целей и их детализация. Просмотр и редактирование целей. Выделение главного
  • Установка приоритетов. Группировка целей по важности. Группировка целей по папкам. Категоризация целей
  • Задачи. Состояние целей и задач и отметка об их выполнении. Просроченные цели и задачи. Удаление целей и задач
  • Поиск целей и задач
  • Печать целей и задач
  • Выделение для задачи блока времени в Календаре

Упражнение

10.00

MS Project как инструмент планирования и целеполагания

  • Импорт целей из Outlook
  • Ввод целей и задач вручную
  • Определение длительности этапов
  • Промежуточные цели
  • Сортировка несвязанных целей по приоритетам

Упражнение

11:15-11:30 Перерыв на чай-кофе

MS Outlook как инструмент планирования блоками времени

  • Настройка Календаря и представления, удобные для планирования
  • Отметка событий в Календаре. Повторяющиеся события.
  • Вложенные документы
  • Печать календаря
  • Дополнительные календари

Упражнение

11:15-11:30 Перерыв на чай, кофе

  • Определение последовательности этапов
  • Масштабирование диаграммы Ганта
  • Ввод и назначение ресурсов
  • Критический путь и временной резерв

Упражнение

12:30-13:30 Обед

MS Outlook как инструмент группового планирования

  • Адресные книги и Контакты
  • Работа с общими календарями. Групповое расписание
  • Корпоративный календарь в Общих папках
  • Организация общего доступа к задачам
  • Организация собраний

MS Outlook как инструмент делегирования

  • Поручение задачи и отслеживание её исполнения
  • Назначение представителей

Упражнение

12:30-13:30 Обед

  • Отметки о выполнении.
  • Форматирование диаграмм MS Project
  • Фильтрация задач
  • Объединение нескольких проектных файлов в одном
  • Печать проекта

Упражнение

15:00-15:15 Перерыв на чай, кофе

MS Outlook в работе с документами

  • Правило «одного касания». Важность и срочность сообщений. Флаги.
  • Добавление комментариев к входящим документам и выделение главного.
  • Упорядочивание сообщений и управление полями. Распределение сообщений по папкам – автоматическое и вручную. Автоформатирование сообщений. Поиск
  • Создание исходящих документов. Как воспользоваться текстом другого сообщения. Шаблоны сообщений
  • Архивирование документов

Упражнение

16:45-17:00 Ответы на вопросы

15:00-15:15 Перерыв на чай, кофе

MS Project как инструмент делегирования

  • База данных ресурсов
  • Вставка ресурсов из адресных книг Outlook
  • Календари ресурсов и их доступность
  • Отправка расписаний ресурсам

Упражнение

16:45-17:00 Ответы на вопросы